KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran

pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi

tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan

hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu

lingkungan.

Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putusputus

melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubunganhubungan

itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin

berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.

Gambar 1.1 Sistem Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

·         PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI INTERNAL

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen] [lihat skema Internal Audience]

A.KOMUNIKASI VERTIKAL  Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari

staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

" Downward Communication komunikasi atas ke bawah. Contoh

pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,

pengumuman, rapat, majalah intern [lihat contoh skema]

" Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan

laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada

pimpinan [lihat contoh skema]

Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak

berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh

terhadap operasional organisasi [perusahaan].

Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling

bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi

mensyaratkan komunikasi.

Interkasi antara pimpinan organisasi [top manajer dengan middle manager]

dengan audience di luar organisasi
Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya

dapat berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan external public [di

luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya]

1. Peranan Antarpersona [Interpersonal Role]

" Peranan Tokoh [figurhead role]

" Peranan Pemimpin [leader role]

" Peranan Penghubung [liaison role]

2. Peranan Informasional [Informational Role]

" Peranan Monitor [monitor role]

" Peranan Penyebar [disseminator role]

" Peranan Jurubicara [spokesman role]

3. Peranan Memutuskan [Decisional Role]

" Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]

" Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler role]

" Peranan Penentu Sumber [resource allocator role]

" Peranan Perunding [negotiator role]

B. KOMUNIKASI HORISONTAL ! komunikasi mendatar, antara anggota staf

dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi

vertikal yang formal.

Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan

sering timbul rumours, grapevine, gossip

C. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

KOMUNIKASI EKSTERNAL

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema ekternal audience]

" Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif

Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau

majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll

" Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

To meet the challenge in the workplace today requires.

Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :

# Relationship Oriented ! Networking ! sinergi

# Service Focused ! berpikir pada pelayanan

# Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan

# Facilitative [media saluran/pendukung]

# Forward Thinking ! berpikir kedepan

# Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]

# Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]

3. HAMBATAN KOMUNIKASI

" Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin

berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi

komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan

dan efesien sebagai media komunikasi.

Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,

jenis hambatan teknis dari komunikasi :

# Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas

# Kurangnya informasi atau penjelasan

# Kurangnya ketrampilan membaca

# Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

" Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian

pengertian atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi

atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.

Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian

[komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.

TIDAK ADANYA hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan

[arti atau penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan

sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.

Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator

HARUS memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik

komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang

dipakainya.

" Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,

kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat

pancaindera seseorang, dll.

Menurut Cruden dan Sherman :

# Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.

Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.

# Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.

Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi.
http://jihadi.staff.umm.ac.id/files/2010/01/2_komunikasi_organisasi.pdf